Die goldene Regel für effektives Zeitmanagement

Zeit ist für die meisten Menschen die wichtigste nicht erneuerbare Ressource. Im Gegensatz zu mehr Geld erwerben gibt es nicht die Möglichkeit, mehr Zeit zu erwerben. Die entscheidende Frage lautet also, was wir aus der uns zur Verfügung stehenden Zeit machen. Der amerikanische Bestsellerautor Stephen Covey stellt in seinem Buch „Die 7 Wege zur Effektivität“ die Evolution des Zeitmanagements der letzten Jahrzehnte vor: 1. Zeitmanagement durch Notizen und Checklisten Diese Instrumente verleihen den Anschein von Vollständigkeit und Erkenntnis. 2. Zeitmanagement durch Kalender und Terminplaner Damit versuchen wir, vorauszuschauen und Ereignisse und Handlungen für die Zukunft zu planen. 3. Zeitmanagement durch Setzen von Prioritäten Durch Setzen von Prioritäten klären wir unsere Werte und prüfen den relativen Wert von Handlungen. Alle drei Varianten führen jedoch früher oder später in eine Sackgasse. Sie scheitern daran, dass schon der Begriff „Zeitmanagement“ falsch ist. „Die wirkliche Herausforderung liegt nicht darin, die Zeit zu managen, sondern uns selbst“, sagt Covey. „Statt uns auf Dinge und Zeit zu richten, sollten wir uns darauf wenden, Beziehungen zu schaffen, zu erhalten und zu vertiefen und Ergebnisse zu erzielen.“ Dringendes und Wichtiges Zwei Begriffe sind für das Verständnis wichtig, um seine Zeit optimal einzusetzen: „Dringend“ und „Wichtig“. „Dringend heißt, etwas bedarf sofortiger Aufmerksamkeit, wie etwa ein klingelndes Telefon“, erläutert Covey. „Wichtigkeit hat etwas mit Ergebnissen zu tun. Wenn etwas wichtig ist, trägt es zu unseren Werten und obersten Prioritäten bei.“ Es gibt 4 mögliche Kombinationen von „Dringend“ und „Wichtig“: Variante 1: Dringend und wichtig z.B. Krisen, dringliche Probleme, Projekte mit unmittelbar bevorstehendem Abgabetermin. Diese Variante hat das Potential, uns aufzufressen. Solange wir uns auf diese Themen konzentrieren, werden sie immer größer, bis sie uns schließlich umwerfen. Wer tagtäglich als Krisenmanager arbeitet, findet Erholung vor allem in nicht dringenden und nicht wichtigen Sachen, die jedoch zu seinem Leben nichts Wertvolles beitragen. Variante 2: Dringend, aber nicht wichtig z.B. eingehende Anrufe, Unterbrechungen durch den Chef oder die Kollegen, Überprüfen von (den meisten) E-Mails und Statistiken. Wer sich um diese Dinge kümmert, meint häufig, dass er Dringendes und Wichtiges erledigt. In Wahrheit beruht die Dringlichkeit dieser Dinge auf den Prioritäten und Erwartungen anderer. Häufig fühlen sich diese Menschen als Opfer, sehen keinen Wert in ihrer Arbeit und führen flache oder zerbrochene Beziehungen. Variante 3: Nicht dringend und nicht wichtig z.B. Small Talk über das Wetter, Facebook-Nachrichten der Freunde ansehen, vor die Glotze setzen. Wer mehr Zeit und Wert in sein Leben bringen will, sollte diese Dinge zur Gänze einsparen, denn die Beschäftigung mit ihnen ist im Grunde unverantwortlich. Variante 4: Wichtig, aber nicht dringend z.B. Vorbeugung, Wartung, Beziehungsarbeit zu wichtigen Menschen, Planung, Erholung. Dieser Bereich ist „das Herz von effektivem persönlichem Management“, sagt Covey. „In dieser Sparte fallen all die Themen, von denen wir wissen, dass sie wichtig sind, die wir aber meist liegen lassen, weil sie nicht dringend sind.“ Die goldene Regel des Zeitmanagements besagt: Beschäftigen Sie sich vermehrt mit Dingen, die wichtig, aber nicht dringend sind. Effektive Menschen orientieren sich nicht an Problemen, sondern an Möglichkeiten. Sie denken vorausschauend und präventiv. Sie widmen ihrer Zeit wichtigen, aber nicht dringen Angelegenheiten, wie dem Aufbau von wertvollen Beziehungen, der Formulierung persönlicher Lebensgrundsätze, langfristige Planung, Training, Vorbeugung und Vorbereitung. Wenn sie echten Krisen und Notfällen begegnen, und das ist unweigerlich, dann ist ihre Anzahl vergleichsweise niedrig. Sie stellen nicht die Reaktion auf ihre Umwelt in den Vordergrund, sondern stellen sich die Frage: „Welche eine Sache würde, regelmäßig betrieben, in meinem Leben einen riesigen positiven Unterschied machen?“ Die Umsetzung der Antwort auf diese Frage bildet den Kern ihrer täglichen Handlungen.

Jetzt das Buch „Die 7 Wege zur Effektivität“ kaufen.